Mit acht Schritten die größte gemeinsame Schnittmenge für alle Beteiligten finden. Unser Autor macht einige Vorschläge, wie harte Verhandlungen und schwierige Gespräche bewältigt werden können.
Trotz voller Auftragsbücher gibt es aktuell genug Themen, die den Arbeitsalltag erschweren. Lieferschwierigkeiten, Fachkräftemangel, Inflation, um nur einige zu nennen. Eh man sich versieht, steckt man mit seinem Geschäftspartner in einer Verhandlung, in der es hart zur Sache geht. Gemeinsame Interessen sind auf den ersten Blick nicht zu erkennen und allzu schnell befindet man sich in einem Positionskampf, der unwillkürlich in eine Sackgasse führt.
Gibt es dafür eine Patentlösung?
Mit Sicherheit nicht. Jede Lösung muss individuell gesucht und erarbeitet werden. Und doch kann eine gute Strategie hilfreich sein. Ziel ist es, mit eingeübten Schritten die größtmögliche gemeinsame Schnittmenge zu finden. In diesem Beitrag geht es um den Klassiker der Verhandlungstechnik – das Harvard-Konzept1 – das um eine emotionale Sichtweise ergänzt wird. Das Motto könnte lauten: Hart in der Sache und weich zu den Menschen.
Aus diesen ersten Sätzen wird der Leser schon ahnen: „Hier kommt Arbeit auf mich zu“! Und weil der erste Schritt meistens nicht beachtet wird, möchte ich ihn gleich als „Allzweckwaffe“ vorstellen. Schwierige Gespräche enden meistens für denjenigen erfolgreicher, der sich ausreichend vorbereitet hat. Und hier spreche ich nicht von ein paar Minuten, sondern bei komplexen Themen auch schon einmal von ein paar Stunden. An dieser Stelle greife ich gerne zu einem Bild, das Rudi Carrell2 einmal entworfen hat: „Wer ein Ass aus dem Ärmel ziehen möchte (ich interpretiere: und das in schwierigen Gesprächen), muss es vorher hineingesteckt haben“. Für jede wichtige Situation sollte man ein Ass im Ärmel haben, sprich diese „vordenken“. Vorbereitungen dauern aus meiner Erfahrung oft so lange, wie die Verhandlungszeit angesetzt ist.
Rudi Carrell, Showmaster
Der zweite Schritt sollte damit beginnen, dass Sie eine genaue Vorstellung von Ihrem Verhandlungsziel haben. Was genau wollen Sie in der Verhandlung erreichen? Und noch besser, was will darüber hinaus Ihr Gesprächspartner womöglich erreichen? Schon bei diesen Gedanken wird manchmal deutlich, wo die möglichen Knackpunkte liegen.
Im dritten Schritt zitiere ich Paul Watzlawick3, der davon gesprochen hat, dass eine Aussage einen Inhalts- und einen Beziehungsaspekt hat. Letzterer bestimmt dabei den ersten. Auf das sachbezogene Verhandeln geht das Harvard-Konzept ein. Da der Beziehungsaspekt – oftmals unausgesprochen – der bestimmende ist, sollte er von den Verhandlungspartnern nicht unterschätzt werden. Emotionen bestimmen nicht selten das Ergebnis, und daher versetzen Sie sich schon bei der Vorbereitung und in der Verhandlung immer wieder in die Rolle Ihres Gesprächspartners. Denken Sie daran: Nach dem Spiel ist vor dem Spiel. Das gilt im Fußball wie bei Verhandlungen. Schließlich wollen Sie auch morgen mit Ihrem Kunden noch Geschäfte machen.
Die nächsten vier Schritte greifen auf das
Harvard-Konzept zurück.
Vierter Schritt: Behandeln Sie Menschen und Probleme getrennt voneinander. Oft genug sitzen bei Problemen die handelnden Menschen mit am Tisch. Schnell kommt es zu Schuldzuweisungen, die persönlich genommen werden. Nach einer Reaktion folgt eine Gegenreaktionen, und ein endloser Kreislauf von Argumenten und Gegenargumenten beginnt. Er kann gestoppt werden, wenn man sich in dieser Phase auf die reinen Sachthemen konzentriert, ohne die beteiligten Menschen dabei zu vergessen. Menschen und Probleme sollten nicht in einen Topf geworfen werden.
Fünfter Schritt: Suchen Sie nach alternativen Lösungen und versuchen Sie, frühzeitig den
Kuchen der Wahlmöglichkeiten größer zu machen. Das gelingt in der ruhigen Vorbereitungsphase immer besser als in der Stressphase der Verhandlung. Ähnlich wie beim Brainstorming haben hier erst einmal alle Ideen ihre Berechtigung. Hierbei sollte der gemeinsame Nutzen im Vordergrund stehen. Erst wenn jeder seinen Nutzen erkennt, fällt die Zustimmung zum Kompromiss leichter.
Sechster Schritt: Konzentrieren Sie sich auf die Interessen Ihrer Gesprächspartner und verfallen Sie nicht zu früh in Positionsdenken. Das Denken und Handeln in Positionen erschwert das Suchen nach einem Kompromiss, der alle Beteiligten zufriedenstellt. Daher ist es wichtig, frühzeitig zu wissen, welche Interessen, Bedürfnisse, Motive und für welche Werte die andere Seite steht. Hierfür eine Lösung zu suchen, führt schneller zum Ziel als das Feilschen um Positionen.
Siebter Schritt: Wenn gar nichts mehr geht, sollten Sie nach neutralen Kriterien suchen. Das könnte ein Gutachter ebenso wie ein neutraler Moderator sein. Für objektive Lösungsansätze können auch Erfahrungswerte, Sicherheitsbestimmungen, Gutachten oder statische Daten herangezogen werden. Im Vordergrund stehen hier faire Ergebnisse, die von allen Beteiligten akzeptiert werden.
Achter Schritt: Zum Schluss von harten Verhandlungen oder schwierigen Gesprächen sollten die Ergebnisse gesichert werden. Ein Ergebnisprotokoll noch vor Ort ist die beste Variante. Die mündliche Zusammenfassung mit dem Notieren von Stichworten und einer späteren schriftlichen Zusammenfassung sollte vor allem bei komplexen Themen in Betracht gezogen werden. Diese schriftliche Zusammenfassung ist schon deshalb zu empfehlen, da gerade nach anstrengenden Gesprächen oft genug beide Parteien meinen, richtig verstanden zu haben. Ein konkretes und präzises Ergebnis sollte für jeden auch nach einer längeren Zeit nachlesbar und damit nachvollziehbar sein.
Ich wünsche Ihnen erfolgreiche Verhandlungen, die zu gemeinsamen Lösungen führen.
Dieser Beitrag ist ursprünglich in ähnlicher Form im Sonepar-Report der Ausgabe März 2023 auf den Seiten 12 und 13 erschienen.
Ein Kommentar
Eine nützliche Zusammenstellung von Strategien für harte Verhandlungen!